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5 astuces pour assurer la communication en entreprise

Le projet est alors compris dans sa globalité, la productivité s’accroît, le projet est achevé dans les délais impartis, ce qui améliore la continuité des activités et fait monter les résultats en flèche. Se rencontrer pour une discussion en tête à tête lors d’une occasion tout à fait informelle fait naître un environnement idéal pour que les membres de l’équipe se détendent et discutent de leur travail et des problèmes auxquels ils sont confrontés. Si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches, les commentaires dans ce cas sont visibles par tous les collaborateurs travaillant sur un projet, ce qui permet d’améliorer la communication dans son ensemble et la productivité. Vous souhaitez amener les membres de vos équipes à mieux communiquer, les aider à mieux collaborer et à échanger leurs idées, tout en leur permettant de gagner un temps précieux et d’être plus performants sur leur lieu de travail. Ou encore mieux, organiser un défi sportif entre différents services de l’entreprise peut vraiment rapprocher les membres d’une équipe, car l’esprit de compétition pousse alors tous les collaborateurs à travailler ensemble. Le fait de conserver la porte de votre bureau ouverte indique également à vos collaborateurs qu’ils peuvent venir vous voir à tout moment pour vous demander de l’aide et écouter vos conseils et que vous encouragez donc une interaction entre collègues. ]
Il faut trouver des fichiers en sélectionnant les critères les plus pertinents : géographie : grande agglomération, province, centre-ville, banlieue, rural ; revenu ; âge ; sexe ; niveau d’étude ; type d’habitat ; taille de la famille ou tribu recomposée ; taux d’équipement ; utilisation ou non d’un produit, d’une marque.

Enfin, selon la sémantique que vous utilisez en interne, les nouveaux collaborateurs ou les externes peuvent avoir certains problèmes de compréhension nuisibles à la communication en entreprise . Il faut également bien la connaître : connaître son profil sociologique (âge, sexe, profession, catégorie socio-professionnelle, secteur géographique), connaître ses besoins et habitudes (comportements, valeurs, aspirations, type de consommation, medias privilégiés).

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Tandis qu’une grande partie des formations traditionnelles mettent l’accent sur l’utilisation du logiciel en lui-même, une formation appropriée pour ce type d’auditoire doit plutôt se concentrer sur la « dynamique de communication interpersonnelle ». En revanche, quand une équipe ne parvient pas à bien communiquer, c’est un peu comme un moteur qu’on aurait démonté en multiples pièces détachées qui lui permettent de fonctionner quand elles sont assemblées et qui n’y parviennent pas quand elles sont prises individuellement. La meilleure manière selon moi de communiquer la bonne information au bon moment au bon interlocuteur est de s’inspirer des méthodes de gestion de projet, et de mettre en place un plan de communication pour la communication d’informations stratégiques.

Les avantages d’une bonne communication

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L’engagement : Il est nécessaire pour une entreprise de d’entretenir l’engagement de ses salariés, car un employé engagé veut voir son entreprise réussir, voudra y participer et donc prendra les initiatives et fera les efforts nécessaires pour atteindre cet objectif.

Or, une stratégie bien pensé permet de positionner sa communication au plus juste des besoins et attentes de ses potentiels clients, de véhiculer une image et un message qu’ils comprennent et qui les touchent.

 Il est indispensable d’être présent sur plusieurs fronts : sites web, référencement, marketing de contenu, email marketing, médias sociaux, retail, salons et événements, relations publiques, etc. Trouvez les meilleurs profils, captez des fonds pour financer ses projets, gonfler son portefeuille client, toutes ces actions peuvent être simplifiées grâce à une communication d’entreprise bien pensée et adaptée à votre société. Un manque de clarté, ou de transparence, dans l’information communiquée donne une information tronquée, altérée, et à toutes les chances d’entraîner une compréhension erronée du message d’origine. En tant que manager, vous pouvez rapidement voir l’état d’avancement du projet grâce à des rapports, être maintenu au courant de tous les problèmes qui surgissent et surveiller l’interaction et la communication au sein de l’équipe. Prenant la forme d’un planning, il vous permettra de répertorier les actions à réaliser, leur périodicité, le timing et la durée de réalisation de chaque action, les personnes ressources à mobiliser au sein de votre entreprise et/ou à l’extérieur (agence de communication, prestataire freelance, imprimeur…), le budget associé à chaque action. Ces difficultés créent des murs entre équipes et ente collaborateurs, empêche de mettre en place un travail collaboratif vraiment efficace, et font perdre du temps et de l’énergie à tout le monde. N’oubliez pas, en dernier lieu, d’évaluer l’efficacité de votre communication et d’être attentif aux retours provenant de vos commerciaux, clients, fournisseurs, mais aussi des médias sociaux, blogs ou forums. En utilisant des techniques comme celle de la matrice RACI, la responsabilité d’approbation pour chaque tâche est attribuée à la personne la plus appropriée, ce qui aide à clarifier la démarche, les attentes et le comportement de chaque intervenant en fonction de son rôle et du poste qu’il occupe. La technologie joue un rôle significatif comme outil de communication dans ce cas, et, lorsqu’elle est utilisée de manière efficace, elle peut faire gagner un temps précieux et aider chaque membre de l’équipe à travailler plus efficacement. Comme l’explique François Julien  dans son livre « Conférence sur l’efficacité », il faut saisir les occasions qui s’offrent à nous, même si elles sont parfois en contradiction avec le plan que l’on s’était tracé. Avec le Nouveau Monde du Travail, les choses changent et l’organigramme rigide que l’on avait auparavant se transforme en un grand réseau où la communication n’est pas autant rigide qu’auparavant. Par exemple, ce peut être partir tous déjeuner ensemble de temps en temps, ou bien vous pouvez mettre en place un code vestimentaire plus informel qui sera respecté tous les vendredis, ou bien encore décider de participer ensemble une séance hebdomadaire de fitness, un midi par semaine par exemple. La communication interne doit ainsi trouver le bon dosage concernant les différents types de messages, qu’ils soient d’ordre stratégique, orientés projets, procédures ou encore employés.

Par ailleurs, utiliser une interface en ligne pour y déposer les avis et commentaires sur un projet est une forme de communication entre qui tend, comme cela a été démontré dans une étude Small Group Research, à augmenter la performance de l’équipe qui est dans ce cas virtuelle et à accroître sa motivation et sa satisfaction. Avant d’interrompre un collègue, il est important de chercher des signes indiquant sa disponibilité : si la porte du bureau est fermée ou s’il écoute de la musique à travers un casque, cela signifie qu’il est concentré sur son travail. En fonction du budget disponible, il peut être nécessaire d’opérer un tri dans le fichier des clients de l’entreprise : ne pas cibler toute la base mais seulement les clients qui ont commandé lors des derniers mois ou ceux dont le chiffre d’affaires a été supérieur à x euros sur une période donnée.

Entreprise : 7 éléments-clés d’une communication interne réussie

En communication et en management, on dissocie deux types de communication : la communication externe, à destination de vos clients et de l’extérieur en général, et la communication interne, celle qu’on appelle en général la communication en entreprise. Il faut éviter la forme passive qui a tendance à embrouiller les esprits, et surtout dire soit oui, soit non, et pas baragouiner un « possible je ne sais pas trop on va étudier ça, peut-être c’est oui peut-être c’est non » qui laisse tout le monde dans l’expectative. Ce n’est pas non plus la méthode la plus efficace pour sauvegarder des informations importantes, car il vous faudra fouiller dans vos emails, même dans le cas où les aurez déjà classés dans des dossiers spécifiques. Nous avons tous bien sûr déjà entendu parler des week-ends organisés à renforcer les équipes au moyen du team-building où les membres d’une équipe doivent par exemple participer à des courses d’obstacles ou s’associer pour construire une chaise avec des tas de ballons.

Quantité et ponctualité : Trop ou pas assez d’informations, délivrées trop tôt ou trop tard, risque de conduire à des réactions excessives ou à un quiproquo. Cependant, face aux contraintes de temps et de budget, le premier réflexe du chef d’entreprise est souvent de penser aux moyens et outils de communication à mettre en œuvre, avant de définir sa stratégie de communication.

Et les cinq plus gros problèmes de communication en entreprise sont…

Bien sûr, assister à une session de formation prend du temps, demandent des efforts et coûte de l’argent, mais selon une étude de Warkentin and Beranek, ce sont d’abord les équipes qui ont reçu une formation en communication d’équipe qui améliorent le mieux leur capacité à interagir entre collègues.

Parce qu’il est régulièrement présent dans l’entreprise et collabore avec d’autres membres du personnel, le partenaire devient un formidable soutien pour les vendeurs qui pourront se concentrer sur l’essentiel: découvrir des prospects, fidéliser les clients et augmenter les ventes. Un rapport de la Harvard Business Review explique en détail les recherches menées sur l’amélioration des communications par le biais de pauses café et les résultats démontrent comment le temps passé à des activités d’ordre social peut générer plus de « 50 % de changements positifs dans la communication ». Il est évidemment très important de ne pas oublier d’analyser quelles sont les possibilités de votre entreprise en termes de ressources humaines et de moyens financiers à mobiliser dans le cadre de votre stratégie de communication. Ne pas les résoudre peut causer des dommages au sein de l’organisation : perte de temps et d’argent, baisse de la productivité mais surtout un désengagement de la part des employés concernés.
       
Clarté : Un manque de transparence de l’information se traduit par une information altérée au final et donc un mauvais message diffusé, qui pourra être mal compris. Voir aussi ici : Sortition. Toutes les notions de base sont abordées : la communication orale, écrite, en entretien individuel, la construction d’une relation, comment réussir une présentation, formuler des commentaires, etc . Tout chef d’entreprise qui désire la pérennité de son entreprise se doit de favoriser un climat social agréable pour ses employés afin qu’ils puissent travailler dans les meilleures conditions.

En externalisant, vous bénéficiez des conseils d’un profil senior qui vous coûtera souvent moins cher qu’un salarié junior à qui vous devriez tout apprendre et que vous devriez continuer à former. Les emails sont depuis longtemps l’une des méthodes de communication préférée lors d’un travail en équipe, mais le problème que posent les emails est qu’ils envahissent rapidement votre boîte de réception qui peut vite devenir pleine.

Donner votre avis de façon verbale peut s’avérer une expérience positive pour tous, car cela peut encourager un échange mutuel qui permet à votre équipe de faire son autocritique, mais malgré tout, il vous sera souvent difficile de conserver en mémoire toutes les informations qui auront été énoncées de cette manière.

Communiquer pour faire connaître et vendre ses produits et services, développer son image, accroître son activité ou encore, créer et développer ses relations avec ses clients, fournisseurs, prestataires ou partenaires. Selon un article de Forbes, en laissant la porte de votre bureau ouverte ou en encourageant un environnement de travail avec des espaces ouverts, vous communiquez clairement à vos employés que vous faites tous partie d’une même équipe. En ce début de xxie siècle, à l’heure du tout-numérique, la carte de visite, ce petit morceau de bristol de moins de 50 cm2, demeure pour tous les dirigeants et les collaborateurs d’une entreprise le document de référence par excellence . Mais surtout, toutes les personnes de l’organisation bénéficient d’un accès à leurs informations depuis n’importe où, ce qui favorise également le télétravail qui est de plus en plus apprécié par les collaborateurs.

Définir une stratégie de communication permet, également, de structurer et coordonner les différentes actions ou supports qui seront mis en œuvre et d’avoir, en amont, une vision globale de l’ensemble des actions déployées sur l’année (presse, publicité, site internet, e-marketing, événementiel etc…) afin d’en maîtriser la périodicité, le budget et la réalisation.

Une recherche publiée dans PubMed montre comment des cours de compétence en communication ont pu améliorer la communication inter-universitaire qui, bien que pas si évidente immédiatement après le cours, fut bien plus évidente 6 mois après la fin de cette formation. Une fois que vous aurez défini vos objectifs, votre cible, le contexte dans lequel vous évoluez, votre message et les axes de communication à développer, ainsi que les moyens dont vous disposez, vous pourrez penser aux outils les plus adaptés à votre stratégie de communication : des supports e-marketing plutôt que de l’affichage, un site internet plutôt qu’une plaquette institutionnelle etc….

L’importance de la communication en entreprise

Cela risque de rendre les membres de votre équipe très perplexes car ils ne comprendront pas pourquoi après vous avoir soumis le contenu de leur travail en respectant ce que vous aviez exigé d’eux, ils doivent encore l’améliorer.

La motivation : Communiquer le fond du problème à résoudre, les fondations d’un projet, et de manière générale, les fondements d’une décision, sont autant d’actions qui aideront à motiver les employés.

Ne pas les résoudre peut causer des dommages comme une perte de temps et d’argent, une baisse de la productivité mais surtout un désengagement de la part des employés concernés.

Le CEO est un CLO (chief listening officer) qui doit écouter mais aussi un CLIO (chief listening & inspiring officer) : il doit inspirer les collaborateurs et leur donner envie de s’investir. Elle permet de faire apparaître à chaque niveau, les forces et faiblesses, opportunités et menaces et fait ainsi émerger les variables décisives sur lesquelles il sera le plus pertinent et le plus efficace d’agir. De nombreuses entreprises hésitent à confier leur communication à des tiers, car elles estiment – à juste titre – qu’il s’agit d’une fonction clé pour assurer le succès et le développement de leur entreprise.

8 façons d'améliorer votre communication d'équipe

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La communication ne peut découler que de la stratégie de l’entreprise : conquête, fidélisation, notoriété, pénétration, lutte concurrentielle, diversification, recentrage, prise de contrôle, expansion, création de marché.

Pour illustration, si les rôles et les responsabilités de chacun ne sont pas clairement définis, des conflits peuvent vite arriver et engendrer un climat désagréable. Prendre l’automatisme de désigner une personne en charge de résumer une réunion ou une présentation, et diffuser ces notes à l’ensemble des participants est une bonne habitude à prendre dans le processus d’amélioration de la communication interne. Tout le monde déposait alors ses outils et se rendait à la cantine pour déguster une tasse de café ou de thé et entamer une petite conversation ; une occasion idéale de réunions et discussions informelles. ]
Pour partir sur de bonnes bases dans une démarche de communication, il est de bonne méthodologie de regrouper tous les objectifs en trois catégories : se faireconnaître, faire aimer et faire agir. Une autre option est d’offrir une pause plus longue, une fois par semaine – le lundi par exemple – la deuxième moitié de la pause étant réservée uniquement à des discussions concernant le travail.

6 astuces pour améliorer sa communication

Les formations en communication sont malheureusement trop souvent négligées, et pourtant, mettre en place ce type de formation permet réellement d’améliorer la qualité du travail en équipe dans son ensemble.

Une écoute active : Faire participer tous les membres d’une équipe en amont, à l’élaboration et à l’organisation d’un projet, ainsi qu’en aval en prenant le temps de considérer les avis et de donner un feedback personnalisé permet d’instaurer un climat de confiance et facilite les échanges internes.

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