À la création d’une entreprise, cette dernière doit disposer des documents qui attestent de son existence. Pour ce faire, l’extrait Kbis est le seul document dont vous aurez besoin. C’est un acte qui prouve l’existence juridique d’une société. Autrement dit, sans extrait Kbis, votre entreprise n’a pas de fondement juridique. Il est donc important de l’avoir. Dans les lignes à suivre, vous en saurez davantage sur l’extrait Kbis.
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La définition de l’extrait Kbis
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L’extrait K bis est le document qui représente l’identité d’une entreprise. Il contient toutes les informations nécessaires pour connaître l’entreprise dans les moindres détails. Comme pour tout document administratif, vous devez vous rapprocher de l’administration pour l’obtenir.
L’extrait Kbis est un document important que certains partenaires d’affaires demandent avant la conclusion des contrats à fort investissement. En effet, nul ne voudrait prendre le risque de contracter avec une entreprise informelle non reconnue par la loi. Si vous avez en projet de créer une société commerciale, l’extrait Kbis doit avoir une place de choix dans les formalités administratives. Ce n’est sûrement pas le document à négliger si vous voulez une bonne croissance.
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À quoi sert le Kbis ?
Dès la création d’une entreprise, vous devez l’enregistrer au Registre du Commerce et des Sociétés. L’extrait Kbis est la preuve de cet enregistrement. Il atteste que vous avez véritablement procédé à l’inscription de votre société commerciale et que vous êtes connu de l’administration publique.
Le Kbis vous permet aussi de mettre en marche la machine de votre société en signant des contrats. Il vous sera probablement demandé par les banques pour l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société. Lors de l’achat du matériel pour votre entreprise ou pour vos diverses prestations, on peut aussi vous le réclamer.
On conclut sans grand mal que l’inexistence d’un extrait Kbis au nom de votre société deviendra une limite pour l’exercice de vos activités. Par ailleurs, en cas d’exigence de la part d’un partenaire d’affaires, l’extrait Kbis à fournir doit être récent. Il doit dater de trois (03) mois au maximum. De cette manière, il contiendra la trace de toute dernière modification survenue dans le fonctionnement de la société. Cela permet de mettre en confiance vos partenaires.
Comment obtenir un extrait Kbis ?
Pour obtenir ce document capital pour votre société, vous devez faire la demande au greffe du Tribunal du Commerce au niveau duquel vous avez fait l’enregistrement. Si vous êtes branché technologie, vous pouvez aussi faire la demande en ligne. Précisons que cette démarche n’est pas gratuite. Vous aurez donc à payer pour pouvoir l’obtenir à l’instar d’autres actes administratifs.
Quelles sont les informations contenues dans le Kbis ?
Les informations contenues dans l’extrait de ce document peuvent être regroupées en deux catégories. D’un côté la catégorie des informations relatives à l’immatriculation de la société et de l’autre, les informations liées au fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, on peut avoir les informations suivantes :
- le numéro SIREN,
- la date de constitution de l’entreprise,
- l’adresse de son siège social, et
- les noms des dirigeants.
Les différents types d’extrait Kbis disponibles
Il existe différents types d’extraits Kbis qui peuvent être obtenus selon les besoins de l’entreprise ou du demandeur. Parmi ceux-ci, on trouve :
- L’extrait Kbis classique, qui contient toutes les informations sur la société.
- L’extrait Kbis original, qui est la copie intégrale de l’extrait Kbis et qui peut être exigé dans certains cas officiels.
- L’extrait Kbis simplifié, qui ne contient que quelques informations comme le numéro SIREN, la dénomination sociale et l’adresse du siège social.
Il faut noter que ces extraits sont payants et leur prix varie en fonction du type d’extrait choisi et de sa complexité. Il est aussi possible d’obtenir un extrait Kbis électronique, à travers une demande en ligne auprès des autorités compétentes.
L’utilisation de l’extrait Kbis dans les différentes démarches administratives
L’extrait Kbis est un document indispensable pour toutes les entreprises, quelle que soit leur taille ou leur secteur d’activité. Effectivement, il permet de prouver l’existence légale de la société et de fournir des informations essentielles sur elle.
Dans le cadre des démarches administratives, l’extrait Kbis doit être fourni lors de certains types d’événements importants tels que :
• La demande d’un compte bancaire professionnel
• L’embauche de nouveaux salariés
• Le renouvellement ou la souscription d’une assurance professionnelle.
Si l’entreprise souhaite participer à un appel d’offres publics (marchés publics), elle devra aussi présenter son extrait Kbis. De même, pour toute demande liée aux autorisations administratives comme une licence IV dans l’hôtellerie-restauration.
Les administrations publiques sollicitent aussi souvent cet extrait en cas de contrôle fiscal, par exemple, afin de s’assurer du respect des conditions légales.
Le document peut aussi être requis par certains partenaires commerciaux avant tout échange commercial avec votre entreprise (fournisseurs, etc.).
Vous devez penser à vérifier régulièrement que votre extrait Kbis est bien actualisé et ne contient pas d’incohérences ou d’erreurs qui pourraient impacter négativement vos relations professionnelles.
Bien plus qu’un simple justificatif légal devant les autorités compétentes françaises, notamment en matière fiscale et administrative, cette pièce constitue une carte personnelle incontournable pour l’entreprise.
